Di era digital yang semakin berkembang, teleconference telah menjadi salah satu cara terbaik untuk menghubungkan individu atau kelompok di berbagai lokasi secara real-time. Ini memungkinkan komunikasi yang efektif tanpa batasan geografis untuk keperluan sosial, akademik, dan profesional. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang teleconference, termasuk tujuan dan jenis teleconference yang tersedia. Artikel ini juga akan membahas langkah-langkah menggunakan teleconference dengan tepat dan membuat pengalaman Anda lebih baik.
Mengenal Teleconference
Teleconference adalah pertemuan online yang dilakukan secara langsung antara dua orang atau lebih melalui media audio atau audiovisual. Untuk organisasi yang terpisah secara geografis, metode ini sangat efektif untuk berkomunikasi dan bekerja sama. Ini dapat dicapai dengan bantuan teknologi yang lebih canggih daripada sambungan telepon dua arah. Telekonferensi biasanya menggunakan speakerphone untuk berkomunikasi. Namun, untuk memungkinkan peserta melihat satu sama lain melalui konversi video, proses ini membutuhkan banyak peralatan khusus.
Saat ini, sebagian besar alat untuk konferensi video, audio, dan data dapat diakses. Tujuannya adalah untuk membuat peserta lebih mudah berkomunikasi baik melalui perangkat desktop maupun mobile. Pada awalnya, telekonferensi terbatas pada audio dan dilakukan melalui saluran telepon. Namun, saat ini, lebih banyak orang melakukan telekonferensi melalui internet atau menggunakan voice over IP (VoIP).
Tujuan Teleconference
Banyak orang menggunakan teleconference untuk menghemat waktu dan uang karena orang yang berada di tempat berbeda tetap dapat melakukan pertemuan, sehingga mereka tidak perlu menghabiskan waktu dan uang untuk pergi ke tempat tertentu. Berikut ini, adalah beberapa tujuan lain dari penggunaan teleconference:
- Menghemat waktu dan uang dengan berkomunikasi secara jarak jauh antara dua orang atau lebih
- Berbagi informasi atau mungkin sebanyak yang diperlukan
- Berbicara tentang topik pembicaraan secara langsung melalui media audio virtual.
Macam-macam Teleconference
Teleconference audio
Teleconference ini hanya menerima suara. Artinya, para peserta yang terlibat berkomunikasi melalui telepon atau pesan suara. Biasanya, topik yang akan dibahas telah dibahas terlebih dahulu.
Teleconference Audio-Graphic
Audio grafis adalah evolusi dari jenis teleconference sebelumnya, yang hanya mengandalkan suara. Versi ini didukung dengan informasi visual seperti gambar, diagram, atau dokumen yang dikirimkan selama sesi.
Computer Teleconference
Teleconference ini lebih banyak menggunakan perangkat komputer untuk mengirimkan email atau platform khusus lainnya untuk berinteraksi dengan semua peserta.
Video Teleconference
Teleconference ini adalah yang paling banyak digunakan . Karena memungkinkan interaksi langsung secara virtual.
Kelebihan Teleconference
- Menghemat waktu dan uang karena tetap dapat berinteraksi meskipun berada di jarak.
- Menjangkau lebih banyak peserta secara bersamaan.
- Meningkatkan kualitas komunikasi dengan lebih banyak pilihan audio dan video.
- Menciptakan pengalaman yang lebih menyenangkan dengan lebih banyak pilihan media komunikasi.
Kekurangan Teleconfrerence
- Melakukan video conference membutuhkan lokasi yang besar.
- Beberapa alat yang dibutuhkan sulit didapatkan
- Diperlukan kehati-hatian karena pengintalan yang susah
- Bergantung pada jaringan internet.
Contoh Perangkat yang Dibutuhkan untuk Melakukan Teleconference
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan yang sangat populer di seluruh dunia yang dapat digunakan untuk melakukan panggilan video dengan hingga delapan orang, sehingga sangat cocok untuk teleconference. WhatsApp telah meluncurkan produk khusus untuk bisnis, WhatsApp Business API. WA API menawarkan fitur seperti chatbot, blast WA, multi admin, dan centang hijau WhatsApp untuk meningkatkan interaksi bisnis dengan pelanggan.
Google Meet
Google Meet menjadi pilihan populer untuk alat teleconference karena memungkinkan 250 orang berinteraksi secara video sekaligus dan memiliki kemampuan untuk menyiarkan live streaming ke lebih dari 100 ribu orang. Selain itu, Google Meet memungkinkan pengguna membagikan layar presentasi selama interaksi. Selain itu, karena aplikasi ini terintegrasi dengan Google Calendar, notifikasi akan dikirim ketika rapat akan dimulai.
Slack
Slack adalah aplikasi yang bagus untuk berkomunikasi dalam grup, memungkinkan hingga lima belas orang berbagi dokumen dan melakukan konferensi video. Aplikasi Slack dapat dihubungkan dengan aplikasi media sosial, penyimpanan, dan Google Drive. Penggabungan ini membuat mengirimkan file atau melacak kinerja tim lebih mudah.
Zoom
Zoom dan Google Meet memiliki fitur yang mirip. 1000 pengguna aplikasi teleconference dapat berinteraksi melalui video dari smartphone, laptop, atau PC. Kelebihan Zoom adalah memungkinkan merekam pertemuan. Selain itu, membagikan tampilan layar kepada anggota tim lainnya. Termasuk kemampuan untuk berbagi gambar dan video yang mudah dengan dukungan Google Drive dan Dropbox.
Langkah-langkah Menggunakan Telekonferensi yang Tepat
- Siapkan perangkat yang akan Anda gunakan, seperti webcam, laptop, PC, headphone, atau lainnya.
- Pastikan perangkat yang digunakan memiliki jaringan internet yang lancar.
- Buka atau instal aplikasi seperti Zoom, Google Meet, dan WhatsApp.
- Untuk mulai berinteraksi, buat akun atau login pada aplikasi. Ajak atau bagikan link pertemuan ke teman atau rekan. Catat semua informasi penting selama pertemuan.
Di era modern, teleconference bukan hanya alat untuk berkomunikasi, tetapi juga dapat menjadi jembatan yang memungkinkan orang berkolaborasi dan bertukar ide. Anda dapat memaksimalkan teknologi ini dengan memahami tujuan, perangkat yang dibutuhkan, dan cara menggunakannya. Semoga artikel ini dapat membantu Anda memaksimalkan penggunaan teleconference untuk berbagai tujuan, seperti pertemuan bisnis dan pendidikan jarak jauh.
