Komunikasi sangat penting untuk membangun hubungan yang sukses, terutama dalam dunia bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif tidak hanya membantu perusahaan menyampaikan informasi dengan jelas, tetapi juga memainkan peran penting dalam membangun kepercayaan, meningkatkan kinerja, dan mencapai tujuan organisasi. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang komponen utama, bentuk komunikasi, dan indikator keberhasilannya.
Mengenal Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi, pendapat, konsep, atau interaksi lainnya baik di dalam maupun di luar perusahaan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan prosedur organisasi dan mengurangi tingkat kesalahan. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuannya, bisnis harus mempelajari proses dan keterampilan komunikasi. Mempresentasikan ide dan opsi bisnis baru, membuat rencana, mengambil keputusan, dan memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan, antara lain, adalah beberapa contohnya.
Pentingnya Komunikasi Bisnis
Mendorong keterlibatan berbagai pihak
Bisnis yang baik adalah yang ingin bekerja sama dengan banyak orang. Ini ditunjukkan oleh kebijakan yang melibatkan karyawan selain pemilik. Dengan demikian, setiap orang akan merasa ikut andil dan bertanggung jawab untuk mewujudkannya. Ini adalah hasil dari komunikasi yang buruk.
Mencegah kesalahan komunikasi
Miskomunikasi secara otomatis dihilangkan oleh komunikasi yang berjalan efektif. Oleh karena itu, perusahaan biasanya hanya menggunakan satu media untuk berbagi informasi seperti dokumen, laporan pekerjaan, dan penugasan. Karena email dapat diakses dari mana saja, bisnis sering menggunakannya untuk berkomunikasi. Selain itu, mereka dapat memilih email penting berdasarkan subjek atau pengirim.
Meningkatkan efisiensi
Bentuk komunikasi yang lebih efektif memudahkan karyawan menemukan informasi yang relevan. Mereka tidak perlu mencari tahu cara menyelesaikan tugasnya. Karena rata-rata pekerja membutuhkan kurang dari 2,5 jam untuk mencari informasi setiap hari.
Memenuhi kepuasan pelanggan
Salah satu hasil dari komunikasi yang baik adalah kepuasan pelanggan. Jika bisnis memiliki komunikasi yang buruk, misalnya miskomunikasi yang menyebabkan mereka mengulangi informasi yang sama, pelanggan akan menjadi frustasi.
Menciptakan budaya yang lebih baik
Untuk mendorong budaya kerja yang lebih baik, perusahaan harus jujur dalam menyampaikan informasi dan mendorong karyawan untuk terus meningkatkan lingkungan kerja.
Tujuan Komunikasi Perusahaan
- Berbagi informasi
Komunikasi bisnis bertujuan untuk memberi pihak lain informasi penting tentang perusahaan. Sebagai contoh, staf HRD bertanggung jawab untuk mengiklankan pekerjaan untuk posisi baru di surat kabar, majalah, radio, dan internet.
- Mendorong orang lain untuk mengambil tindakan
Tujuan kedua dari komunikasi bisnis adalah mendorong lawan bicara untuk bertindak. Contohnya, seorang penjual berbicara atau berbicara dengan pelanggan. Tujuannya adalah untuk membuat mereka ingin membeli barang yang dia tawarkan.
- Menjalin kolaborasi
Tujuan ketiga adalah menjalin kolaborasi yang menguntungkan, karena apabila komunikasi dilakukan dengan baik, akan ada kepercayaan, yang membuat membangun kerja sama lebih mudah. Sebagai contoh, produsen A ingin memasarkan produknya di negara lain. Dengan berkolaborasi, akan mempermudah bagi produsen A untuk berkomunikasi dengan pemasar di negara tujuan. Selain itu, dengan adanya teknologi internet, jarak antar negara tidak lagi menjadi hambatan.
Komponen dalam Komunikasi Bisnis
- Komunikator
- Lawan bicara
- Pesan
- Media
- Efek
Bentuk Komunikasi Bisnis
Komunikasi internal
Seperti namanya, jenis komunikasi pertama ini terjadi di dalam perusahaan, melibatkan karyawan dan pimpinan. Ini dibagi menjadi tiga kategori: atas, bawah, dan lateral.
- Komunikasi internal ke atas mencakup komunikasi dari karyawan biasa ke manajer atau team leader. Survei, feedback, formulir, dan laporan pekerjaan adalah bentuk komunikasi yang digunakan.
- Komunikasi internal ke bawah mencakup informasi dari atasan ke karyawan di bawahnya. Tugas, prosedur operasi standar (SOP), dan peraturan terbaru adalah beberapa contohnya.
- Interaksi karyawan melalui pesan, chat, dan email dikenal sebagai komunikasi internal lateral. Jenis komunikasi ini sangat penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal berbeda dari jenis sebelumnya karena berhubungan erat dengan pihak luar, seperti vendor, mitra bisnis, atau pelanggan. Sayangnya, komunikasi eksternal cenderung kurang teratur.
Indikator Tingkat Keberhasilan Komunikasi Bisnis
- Persepsi
Komunikator yang baik harus memiliki persepsi tentang topik yang akan dibahas. Ini dilakukan agar mereka dapat memprediksi berdasarkan persepsi yang mereka miliki dan mempermudah mereka menyampaikan pesan selama komunikasi.
- Teknologi Komunikasi dan Informasi
Dengan perkembangan teknologi saat ini, komunikasi menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih luas dengan internet.
- Kesesuaian
Komunikasi yang baik adalah ketika pesan yang ingin disampaikan dipahami dengan baik oleh lawan bicara. Komunikator harus dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sasaran untuk mencapai tujuan.
- Terpercaya
Rasa percaya adalah poin penting dalam komunikasi. Seorang komunikator harus dapat membuat lawan bicaranya percaya dengan apa yang mereka katakan.
- Control
Setiap komunikasi harus memiliki pengendali, atau kontrol. Karena komunikator adalah orang yang pada saat berbicara harus dapat mengontrol reaksi lawan bicaranya.
Contoh Komunikasi Bisnis
Komunikasi verbal
Komunikasi verbal berarti interaksi yang dilakukan secara lisan atau tulisan. Karena itu, komunikasi yang disampaikan mungkin lebih terorganisir atau terstruktur. Bisnis biasanya melakukan interaksi ini. Beberapa contoh dari komunikasi verbal, yaitu:
- Mengirimkan barang ke perusahaan lain
- Mengirimkan surat penawaran ke rekan kerja
- Mengirimkan surat konfirmasi barang ke pelanggan
- Mengirimkan surat pengaduan ke pihak lain
- Membuat dan mengirimkan surat penolakan dan penerimaan pekerjaan.
Komunikasi non-verbal
Orang yang berbicara menggunakan bahasa tubuh saat berkomunikasi non-verbal. Karena sulit untuk dibuktikan, bisnis jarang menggunakan contoh komunikasi bisnis ini. Berikut adalah contoh komunikasi non-verbal:
- Membaca ekspresi wajah, gerak isyarat, dan sikap tubuh orang saat berinteraksi dengan orang yang bekerja dengan perusahaan lain
- Menilai penampilan orang saat bekerja sama dengan pihak perusahaan lain.
Komunikasi bisnis yang efektif adalah kunci keberhasilan setiap perusahaan, baik dalam membangun hubungan internal maupun eksternal. Dengan memahami komponen, bentuk, dan indikator keberhasilan, perusahaan dapat mengoptimalkan proses komunikasinya untuk mendukung tujuan yang strategis. Semoga artikel ini dapat memberi Anda pengetahuan baru, membantu Anda membangun komunikasi bisnis yang lebih baik, dan mempengaruhi pertumbuhan bisnis Anda.
